Jak legalnie przyjąć w Polsce specjalistę delegowanego z innego kraju UE?

Polska pozostaje jednym z głównych państw wysyłających pracowników za granicę, ale coraz częściej sama staje się krajem przyjmującym delegowanych specjalistów. Dla działów HR szczególnie wymagające są sytuacje, w których zagraniczna spółka wysyła do Polski osobę zatrudnioną w innym państwie UE, która sama nie jest obywatelem Unii.

W takim przypadku nie wystarczy odpowiedzieć na pytanie, czy pracownik może wjechać do Polski, trzeba oddzielnie przeanalizować prawo imigracyjne, ubezpieczenia społeczne i obowiązki wynikające z przepisów o delegowaniu pracowników.

Delegowanie pracowników do Polski staje się coraz częstsze

Przez lata dyskusja o delegowaniu koncentrowała się przede wszystkim na osobach wysyłanych przez polskie przedsiębiorstwa do innych państw UE. Polska nadal pozostaje pod tym względem jednym z liderów, ale dane PIP pokazują jednocześnie szybki wzrost ruchu w przeciwnym kierunku.

W 2025 r. do PIP wpłynęło 19,2 tys. oświadczeń o delegowaniu pracowników na terytorium Polski, podczas gdy rok wcześniej było ich 15,4 tys. Oznacza to wzrost o 25% rok do roku. Liczba zagranicznych podmiotów delegujących wzrosła z 2,16 tys. do 2,9 tys., a pracownicy byli kierowani do Polski już z 68 państw.

Najwięcej osób delegowano z Niemiec – 9787. Kolejne miejsca zajmowały Ukraina z 2903 osobami i Białoruś z 939. Jednocześnie rośnie liczba delegowanych między innymi z Włoch, Korei, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii, USA, Chin, Indii i Słowacji.

Same statystyki nie pokazują jednak najtrudniejszej części tego zjawiska. Kraj, z którego przyjeżdża pracownik, nie musi być krajem jego obywatelstwa.

Obywatelstwo pracownika a kraj delegujący

Jeżeli niemiecka spółka wysyła do Polski specjalistę odpowiedzialnego za wdrożenie technologii, pracownik ten nie musi być Niemcem. Może być inżynierem z Indii, technikiem z Korei albo konsultantem z USA, który legalnie mieszka i pracuje w Niemczech.

Taki model jest typowy dla międzynarodowych grup. Technologia trafia do polskiej spółki razem ze specjalistami, którzy znają jej działanie, odpowiadają za uruchomienie instalacji lub systemu i pozostają związani z zagranicznym pracodawcą również ze względu na ochronę know-how.

Dla polskiego działu HR powstają wtedy trzy odrębne pytania. Pierwsze dotyczy legalności pracy w Polsce, drugie podlegania ubezpieczeniom społecznym, a trzecie obowiązków wynikających z przepisów o delegowaniu. Błąd pojawia się często wtedy, gdy wszystkie trzy obszary traktuje się jako jeden problem.

Czy delegowany cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pracę?

Punktem wyjścia jest swoboda świadczenia usług wynikająca z art. 56 TFUE oraz zasada wypracowana w orzeczeniu Trybunału Sprawiedliwości UE w sprawie Van der Elst (C-43/93).

Zgodnie z nią przedsiębiorca z jednego państwa członkowskiego może czasowo delegować do wykonania usługi w innym państwie UE obywatela państwa trzeciego, którego legalnie i stale zatrudnia. Taka osoba co do zasady nie powinna potrzebować odrębnego zezwolenia na pracę w państwie przyjmującym.

Znaczenie ma charakter takiego przyjazdu. Delegowany nie wchodzi na polski rynek pracy po to, żeby znaleźć tutaj zatrudnienie, nadal wykonuje usługę swojego zagranicznego pracodawcy, a po jej zakończeniu wraca.

Zasada Van der Elst nie działa jednak automatycznie. Pracownik powinien być legalnie i stale zatrudniony w państwie delegującym, a nie zatrudniony tam wyłącznie na potrzeby wyjazdu do Polski. Samo delegowanie musi być rzeczywiste, czasowe i związane z konkretną usługą, natomiast przedsiębiorca delegujący powinien prowadzić znaczącą działalność gospodarczą w państwie swojej siedziby.

Nowe polskie regulacje wprowadzają przy tym ograniczenia tej zasady, które pozostają w konflikcie z jej unijnym źródłem. Dlatego samo stwierdzenie, że pracownik przyjeżdża z innego państwa UE, nie wystarcza do oceny legalności pracy i pobytu cudzoziemca.

Jeżeli którykolwiek z warunków delegowania przestaje być spełniony, może również upaść podstawa pozwalająca wykonywać pracę w Polsce bez odrębnego zezwolenia.

A1 i ubezpieczenia społeczne pracownika delegowanego

Drugim obszarem jest koordynacja zabezpieczenia społecznego wynikająca z rozporządzenia 883/2004. Przy spełnieniu warunków delegowany pracownik może pozostać objęty systemem ubezpieczeń państwa, z którego został wysłany, zamiast podlegać składkom w Polsce. Potwierdzeniem właściwego ustawodawstwa jest zaświadczenie A1.

Sytuacja wymaga dodatkowej analizy, gdy delegowany nie jest obywatelem UE. Rozporządzenie 1231/2010 rozszerza zasady koordynacji na obywateli państw trzecich, którzy legalnie przebywają i są zatrudnieni na terytorium państwa członkowskiego.

W efekcie indyjski specjalista legalnie zatrudniony w Niemczech może zostać delegowany do Polski i nadal pozostawać w niemieckim systemie ubezpieczeń społecznych, podobnie jak obywatel Niemiec. Muszą jednak zostać spełnione warunki umożliwiające objęcie go koordynacją.

Uzyskanie A1 dla obywatela państwa trzeciego bywa bardziej wymagające, ponieważ instytucja wydająca dokument sprawdza między innymi legalność jego pobytu i zatrudnienia w państwie delegującym. Brak ważnego A1 może prowadzić do ryzyka objęcia pracownika składkami w Polsce oraz sporu z ZUS, w którym przedsiębiorca będzie musiał wykazać prawidłowość zastosowanego modelu.

Jakie obowiązki wobec PIP ma pracodawca delegujący?

Trzeci obszar regulują przepisy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Tutaj obywatelstwo delegowanej osoby nie decyduje o powstaniu obowiązków.

Pracodawca wysyłający do Polski inżyniera z Korei ma więc obowiązki wobec PIP tak samo jak przedsiębiorca delegujący obywatela innego państwa UE.

Najważniejsze wymagania obejmują:

1. złożenie oświadczenia o delegowaniu do PIP najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi;
2. wyznaczenie osoby przebywającej w Polsce, która pośredniczy w kontaktach z PIP i może przyjmować dokumenty;
3. zapewnienie przez pierwsze 12 miesięcy delegowania warunków zatrudnienia nie mniej korzystnych od wynikających z polskich przepisów między innymi w zakresie czasu pracy, urlopu, wynagrodzenia i BHP;
4. zapewnienie dostępności wymaganej dokumentacji na terytorium Polski.

Przykładowo koreański koncern wysyłający koreańskiego inżyniera do uruchomienia linii produkcyjnej podlega obowiązkowi zgłoszenia delegowania do PIP. Fakt, że pracownik nie jest obywatelem UE, nie zwalnia pracodawcy z tych formalności, a brak wymaganego zgłoszenia może prowadzić do administracyjnej kary pieniężnej.

Kiedy delegowanie może zostać uznane za pozorne?

Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy problem nie dotyczy pojedynczego dokumentu, lecz samej kwalifikacji całego modelu. Delegowanie zakłada bowiem, że przedsiębiorca wysyłający pracownika prowadzi znaczącą działalność gospodarczą w państwie swojej siedziby.

Sama rejestracja spółki za granicą nie wystarcza. Podmiot, który ma w danym państwie jedynie formalną siedzibę, natomiast jego działalność sprowadza się do rekrutowania osób po to, żeby wykonywały pracę w Polsce, może nie spełniać warunków rzeczywistego delegowania.

Znaczenie ma tutaj również orzeczenie TSUE w sprawie Team Power Europe (C-784/19). Trybunał wskazał, że przedsiębiorca korzystający z zasad delegowania powinien prowadzić znaczącą działalność w państwie siedziby, a nie ograniczać się do rekrutowania tam pracowników przeznaczonych do wykonywania pracy w innych państwach.

Jeżeli PIP albo ZUS uzna delegowanie za pozorne, problem może objąć wszystkie trzy obszary jednocześnie. Zakwestowanie podstaw delegowania może prowadzić do podważenia A1 i obowiązku opłacenia składek w Polsce wraz z odsetkami. Może również upaść podstawa legalności pracy związana z zasadą Van der Elst, a w przypadku obywatela państwa trzeciego pojawi się ryzyko nielegalnego powierzenia pracy.

W tle pozostaje też możliwość reklasyfikacji całej konstrukcji oraz odpowiedzialności podmiotu przyjmującego. Mechanizm przypomina część ryzyk związanych z reklasyfikacją kontraktów B2B, lecz w relacji transgranicznej dochodzi do nich dodatkowa warstwa imigracyjna i ubezpieczeniowa.

Co powinna sprawdzić polska spółka przyjmująca?

Polska spółka często zakłada, że za prawidłowość delegowania odpowiada wyłącznie zagraniczny pracodawca. Formalnie to on pozostaje pracodawcą delegowanej osoby, jednak podczas kontroli inspektorzy będą również zainteresowani podmiotem, który faktycznie korzysta z pracy specjalisty w Polsce.

Przed rozpoczęciem pracy delegowanego dział HR powinien więc zweryfikować, czy przedsiębiorca delegujący rzeczywiście prowadzi działalność w państwie swojej siedziby, a pracownik jest tam legalnie i stale zatrudniony. Trzeba ustalić podstawę i moment rozpoczęcia tego zatrudnienia, sprawdzić ważność A1 na cały okres delegowania oraz, w przypadku obywatela państwa trzeciego, podstawę objęcia koordynacją na gruncie rozporządzenia 1231/2010.

Kolejnym etapem jest sprawdzenie, czy zagraniczny pracodawca złożył wymagane oświadczenie do PIP, wyznaczył osobę do kontaktu w Polsce i zapewnia warunki zatrudnienia wymagane przez polskie przepisy.

Brak prawidłowej odpowiedzi w którymkolwiek z tych obszarów może spowodować, że model przedstawiany jako czasowe delegowanie specjalisty wygeneruje jednocześnie ryzyko składkowe, imigracyjne oraz związane z prawem delegowania.

Rosnąca liczba pracowników delegowanych do Polski oznacza, że działy HR coraz częściej będą musiały oceniać sytuacje łączące kilka jurysdykcji oraz różne obywatelstwa. Szczególnej ostrożności wymagają przypadki obywateli państw trzecich zatrudnionych w innym państwie UE, ponieważ legalność całego modelu zależy jednocześnie od przepisów imigracyjnych, zasad zabezpieczenia społecznego i prawa delegowania.

OWIW Legal wspiera przedsiębiorców w zakresie delegowania pracowników do Polski, w tym w sprawach dotyczących obywateli państw trzecich, A1, obowiązków wobec PIP i kontroli prawidłowości modelu delegowania.

Podstawa prawna:
art. 56 TFUE; wyrok TSUE w sprawie Van der Elst (C-43/93); rozporządzenie 883/2004; rozporządzenie 1231/2010; ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1682), w szczególności art. 3 pkt 4, art. 4 oraz art. 24; wyrok TSUE w sprawie Team Power Europe (C-784/19).

Stan prawny na: 04.08.2026